Normalisasi dan Denormalisasi Data

Basis data dapat diumpamakan sama dengan lemari arsip data. Dengan adanya basis data kita jadi lebih gampang untuk menyampaikan informasi yang tersimpan dalam lemari arsip data. Penyampaian informasi melalui basis data selalu dibuat sesimpel dan seringkas mungkin serta tidak menhilangkan informasi yang ingin disampaikan. Bentuk penyampai informasi seperti ini biasanya dilakukan pada sebuah bentuk tabel yang disebut tabel Universal. 

Tabel universal menyampaikan semua informasi yang ada seringkas mungkin dan tanpa menhilangkan satupun informasi. Tetapi kita sering tidak melihat data atau informasi yang tertera pada tabel Universal. Supaya kita dapat melihat informasi yang tertera pada tabel universal sehingga tidak ada data yang tidak terbaca atau data tertambah, yang bukan merupakan sebuah data yang tertera pada tabel universal. Maka kita lakukan dengan cara menormalisasi data tersebut.

Pengertian Normalisasi Data

Sebuah upaya untuk memperoleh sebuah basis data dengan struktur yang baik (ruang penyimpanan yang efisien) dengan cara menerapkan sejumlah aturan (bentuk normal) pada setiap tabel yang menjadi anggota basis data tersebut. 

Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam logical desain sebuah basis data yang mengelompokkan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redudansi). 

Tahapan dalam Normalisasi Data

a) Bentuk Normal Tahap Pertama (1st Normal Form / 1NF)

Aturan : 

- Tidak adanya atribut multi-value, atribut komposit atau kombinasinya.

- Mendefinisikan atribut kunci.

- Setiap atribut dalam tabel tersebut harus bernilai atomic (tidak dapat dibagi-bagi lagi) 

b) Bentuk Normal Tahap Kedua (2nd Normal Form / 2NF)

Aturan : 

- Sudah memenuhi dalam bentuk normal kesatu (1NF)

- Semua atribut bukan kunci hanya boleh tergantung (functional dependency) pada atribut kunci 

- Jika ada ketergantungan  parsial maka atribut tersebut harus dipisah pada tabel yang lain

- Perlu ada tabel penghubung ataupun kehadiran foreign key bagi atribut-atribut yang telah dipisah tadi

c) Bentuk Normal Tahap (3rd Normal Form / 3NF)

Aturan : 

-  Sudah berada dalam bentuk normal kedua (2NF)

- Tidak ada ketergantungan transitif (dimana atribut bukan kunci tergantung pada atribut bukan kunci lainnya). 

d) Boyce-Code Normal Form (BCNF)

e) Bentuk Normal Tahap (4th Normal Form / 4NF)

- Bentuk normal 4NF terpenuhi dalam sebuah tabel jika telah memenuhi bentuk BCNF, dan tabel tersebut tidak boleh memiliki lebih dari sebuah multivalued atribute 

- Untuk setiap multivalued dependencies (MVD) juga harus merupakan functional dependencies

f) Bentuk Normal Tahap (5th Normal Form / 5NF)

- Bentuk normal 5NF terpenuhi jika tidak dapat memiliki sebuah lossless decomposition menjadi tabel-tabel yg lebih kecil.

- Jika 4 bentuk normal sebelumnya dibentuk berdasarkan functional dependency, 5NF dibentuk berdasarkan konsep join dependence. Yakni apabila sebuah tabel telah di-dekomposisi menjadi tabel-tabel lebih kecil, harus bisa digabungkan lagi (join) untuk membentuk tabel semula 

Contoh Penerapan Normalisasi Data

Contoh dokumen mengenai faktur pembelian barang pada PT. Revanda Jaya.

Tahapan Normalisasi Database pada PT. Revanda Jaya

a) Bentuk Unnormalisasi

Mencantumkan semua atribut dengan apa adanya :

- Nomor_Faktur

- Kode_Supplier

- Nama_Supplier

- Kode_Barang

- Nama_Barang

- Tanggal

- Jatuh_Tempo

- Quantity

- Harga

- Jumlah

b) Bentuk normal pertama (1NF)

Dengan bentuk normal pertama akan terbuat sebuah tabel yang terdiri dari 10 atribut, yaitu :

(No_Faktur, Kode_Supplier, Nama_Supplier, Kode_Barang, Nama_Barang, Tanggal, Jatuh_Tempo, Qty, Harga, Jumlah)

No_Fak : 779,998,998

Kode_Supplier : S02,G01,G01

Nama_Supplier : Hitachi,Gobel,Gobel

Kode_Barang : R02,A01,A02

Nama_Barang : Ricechoker C3,AC Split ½ PK,AC Split 1 PK

Tanggal : 02/02/01,07/02/01,07/02/01

Jatuh_Tempo : 09/03/01,09/03/01,09/03/01

Qty : 10,10,10

Harga : 15000000,13500000,20000000

Jumlah : 15000000,33500000,33500000

Pada bentuk normal pertama masih terdapat banyak kekurangan pada proses anomali, insert, update, dan delete. Pada proses Inserting/Penyisipan tidak bisa dengan memasukkan kode dan nama supplier saja tanpa adanya transaksi pembelian. Pada proses Delete/Penghapusan jika suatu record/data dihapus contohnya nomor faktur 779, maka berakibat pada penghapusan data supplier S02 (Hittchi) padahal data tersebut masih dibutuhkan. Pada proses Update/Pengubahan kode dan nama supplier ditulis berkali-kali, bila nama supplier berubah, maka disetiap baris yang ada harus dirubah, bila tidak menjadi tidak konsisten.

c) Bentuk normal kedua (2NF)

Bentuk normal kedua dengan melakukan dekomposisi relasi diatas menjadi beberapa relasi dan mencari kunci primer dari tiap-tiap relasi dan atribut kunci haruslah unik. Beberapa kunci kandidat adalah No_faktur, kode_supplier dan kode_barang. Kunci kandidat tersebut nantinya bisa menjadi kunci primer pada relasi hasil dekomposisi. Berdasarkan bentuk normal pertama dapat idekomposisikan menjadi tiga relasi beserta kunci primernya yaitu : relasi supplier (kode_supplier), relasi barang (kode_barang), dan relasi faktur (no_faktur).

Relasi Supplier

Kode_Supplier : S02,G01,G01

Nama_Supplier : Hitachi,Gobel Nustra

Relasi Barang

Kode_Barang :R02,A01,A02

Nama_Barang :Ricechocker C3,AC Split ½ PK,AC Split 1 PK

Harga :15.000.000,13.500.000,20.000.000

Kamus data dari masing-masing relasi diatas adalah :

Supplier = {Kode_Supplier,Nama_Supplier}

Barang = {Kode_Barang,Nama_Barang,Harga}

Faktur = {No_Faktur,Kode_Barang,Kode_Supplier,Tanggal,Jatuh_Tempo,Qty}

d) Bentuk normal ketiga (3NF)

Kamus data dari masing-masing relasi diatas adalah :

Supplier = {Kode_Supplier,Nama_Supplier}

Barang = {Kode_Barang,Nama_Barang,Harga}

Faktur = {No_Faktur, Kode_Supplier,Tanggal,Jatuh_Tempo}

Faktur_Barang ={ No_Faktur ,Kode_Barang,Qty}

e) Entity Relationship Diagram :

• Supplier ke faktur relasinya adalah one to many karena satu supplier mempunyai banyak faktur, dan faktur mempunyai relasi terhadap supplier.

• Faktur ke transaksi barang relasinya adalah one to many karena satu faktur mempunyai beberapa transaksi barang.

• Barang ke transaksi_barang relasinya adalah one to many karena satu barang bisa terjadi beberapa kali pembelian barang

Pengertian Denormalisasi Data

Pelanggaran Normalisasi basis data disebut dengan Denormalisasi. Satu-satunya alasan mengapa kita boleh melakukan denormalisasi adalah pertimbangan performansi.  Jika performansi yang kita peroleh bisa menjadi jauh lebih baik, maka normalisasi yang telah dilakukan cukup beralasan untuk dilanggar.

Tahapan dalam Denormalisasi Data

a) Atribut yang terderivasi (atribut turunan)

Atribut yang nilainya bisa diperoleh dari nilai-nilai yang sudah ada pada atribut lain.

b) Atribut yang berlebihan

• Atribut terkodekan

Atribut yang memiliki kode tambahan yang menunjukkan beberapa kondisi lainnya

• Atribut Gabungan

Atribut dalam domain komposit.

• Atribut Tumpang-Tindih

Atribut dengan nilai yang tidak sepenuhnya ekslusif.

• Atribut Bermakna Ganda

Atribut yang memiliki arti berbeda tergantung kelompok entitasnya.

c) Tabel rekapitulasi (summary table)

- Laporan hasil rekapitulasi akan selalu merupakan hasil pengolahan dari semua tabel yang ada.

- Pengolahan tersebut melibatkan banyak tabel sehingga akan membutuhkan waktu yang lama.

- Jika hal tersebut sering diakses dan diperlukan, maka perlu dibuat tabel khusus untuk menyimpan data hasil rekapitulasi tersebut.

Contoh Penerapan Denormalisasi Data

Berikut adalah screenshot contoh sumber data yang digunakan, berupa file spreadsheet Excel. Kita akan mendenormalisasikan row data "Bulan" dengan nilai 1,2,3 dan seterusnya menjadi field Januari, Februari, Maret, dstnya. Untuk isi dari field tersebut kita mengambil nilai dari field "Nilai Penjualan".

 Key Field

Untuk denormalisasi, kita memerlukan informasi "Key Field", yaitu field yang berisi nilai-nilai yang kemudian akan dijadikan field baru. Pada contoh kita maka "Key Field" adalah bulan dengan nilai-nilai yang akan di-map menjadi field sebagai berikut :

• Nilai "1" menjadi field "Januari"

• Nilai "2" menjadi field "Febuari"

• dan seterusnya

Value Fieldname

Selain "Key Field", maka kita juga memerlukan "Value Fieldname", dimana field tersebut akan dihilangkan dan nilai dari field tersebut akan menjadi nilai dari field baru (hasil mapping dari "Key Field"). Dari contoh di atas, "Value Fieldname" kita adalah "Nilai Penjualan" dimana  :

• 100 akan menjadi nilai dari "Januari" untuk kode produk 'Kode-001' dan nama barang 'Kacang Mete'

• 200 akan menjadi nilai dari "Februari" untuk kode produk 'Kode-001' dan nama barang 'Kacang Mete'

• dan seterusnya

Step "Row Denormaliser" dan "Grouping Fields"

Dengan kedua konsep key tersebut kita tidak akan kesulitan menggunakan step denormalisasi data, yaitu "Row Denormaliser". Namun ada persyaratan lagi untuk penggunaan step ini, yakni semua field yang terlibat selain "Key Field" dan  "Value Fieldname" harus diurutkan terlebih dahulu. Kumpulan field ini sering disebut sebagai "Grouping Fields" atau "Grouping Keys".

Pada contoh kita, maka grouping fields kita adalah field "Kode" dan "Nama Barang".

Boyce-Codde Method

- Bentuk BCNF terpenuhi dalam sebuah tabel, jika untuk setiap functional dependency terhadap setiap atribut atau gabungan atribut dalam bentuk: X à Y maka X adalah super key 

- tabel tersebut harus didekomposisi berdasarkan functional dependency yang ada, sehingga X menjadi super key dari tabel-tabel hasil dekomposisi 

- Setiap tabel dalam BCNF merupakan 3NF. Akan tetapi setiap 3NF belum tentu termasuk BCNF. Perbedaannya, untuk functional dependency X à A, BCNF tidak membolehkan A sebagai bagian dari primary key.

Struktur Basis Data

Latar Belakang

Dalam istilah ilmu komputer, sebuah struktur data adalah cara penyimpanan, penyusunan dan pengaturan data di dalam media penyimpanan komputer sehingga data tersebut dapat digunakan secara efisien.
Dalam teknik pemrograman, struktur data berarti tata letak data yang berisi kolom-kolom data, baik itu kolom yang tampak oleh pengguna (user) atau pun kolom yang hanya digunakan untuk keperluan pemrograman yang tidak tampak oleh pengguna. Setiap baris dari kumpulan kolom-kolom tersebut dinamakan catatan (record). Lebar kolom untuk data dapat berubah dan bervariasi. Ada kolom yang lebarnya berubah secara dinamis sesuai masukan dari pengguna, dan juga ada kolom yang lebarnya tetap. Dengan sifatnya ini, sebuah struktur data dapat diterapkan untuk pengolahan database (misalnya untuk keperluan data keuangan) atau untuk pengolah kata (word processor) yang kolomnya berubah secara dinamis.
Contoh struktur data dapat dilihat pada berkas-berkas lembar-sebar (spreadsheet), pangkal-data (database), pengolahan kata, citra yang dipampat (dikompres), juga pemampatan berkas dengan teknik tertentu yang memanfaatkan struktur data.
Dalam laporan ini, akan dibahas Struktur Basis Data yang lebih terperinci.


Pengertian Entitas

Entitas adalah sesuatu yang memiliki keberadaan yang unik dan berbeda, walaupun tidak harus dalam bentuk fisik. Abstraksi, misalnya, biasanya dianggap juga sebagai suatu entitas. Dalam pengembangan sistem, entitas digunakan sebagai model yang menggambarkan komunikasi dan pemrosesan internal seperti misalnya membedakan dokumen dengan pemrosesan pesanan.
Sebuah database dapat dimodelkan sebagai :
a) Sekumpulan entitas
b) Hubungan antarentitas
Entitas (entity) adalah sebuah objek yang keberadaannya dapat dibedakan terhadap objek lain. Entitas dapat berupa orang, benda, tempat, kejadian, konsep.
Contoh:
- Orang: MAHASISWA, DOSEN, PEMASOK, PENJUAL
- Benda: MOBIL, MESIN, RUANGAN
- Tempat: NEGARA, DESA, KAMPUNG
- Kejadian: PENJUALAN, REGISTRASI
- Konsep: REKENING, KURSUS
Jadi, Entitas merupakan sesuatu yang ada dan dapat melaksanakan suatu kegiatan dan dapat berupa subyek hukum tersendiri.


Pengertian Record/Tuple

Record/Tuple merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasanya tersimpan dalam bentuk baris secara horizontal pada tabel.
Contoh :
ABS-001, Keith Kayamba, 4, Lateri Indah, Moskow.


Pengertian Field/Atribut

Atribut adalah karakteristik dari entity atau relationship, yang menyediakan penjelasan detail tentang entity atau relationship tersebut. Nilai Atribut merupakan suatu data aktual atau informasi yang disimpan pada suatu atribut di dalam suatu entity atau relationship.
Jenis‐jenis atribut :
a) Key : Atribut yang digunakan untuk menentukan suatu entity secara unik.
b) Atribut Simple : Atribut yang bernilai tunggal.
c) Atribut Multivalue : Atribut yang memiliki sekelompok nilai untuk setiap instan entity.
d) Atribut Composite : Suatu atribut yang terdiri dari beberapa atribut yang lebih kecil yang mempunyai arti tertentu.
Field (medan) menyatakan data terkecil yang memiliki makna. Istilah lain untuk field yaitu elemen data, kolom item, dan atribut. Contoh field yaitu 672012345, Gerald, Angkatan 2012, Fakultas Tek.Informasi, Progdi Teknik Informatika.


Elemen Entitas

Atribut
Entytas mempunyai elemen yang disebut atribut, dan berfungsi mendekripsikan karakter dari entitas. Atribut adalah properti atau karakteristik yang dimiliki oleh suatu entitas dimana properti atau karakteristik itu bermakna atau berarti bagi organisasi atau perusahaan, misalnya untuk pencatatan data pegawai di suatu instansi, entitas pegawai mungkin memiliki atribut-atribut nomor induk pegawai, nama, alamat, nomor telepon, gaji pokok dan lainnya. Setiap diagram hubungan entitas bisa terdapat lebih dari satu atribut. Atribut digambarkan dalam bentuk elips.Entitas memiliki himpunan atribut yang berasosiasi dengannya.
• Macam-Macam Atribut
Atribut terdiri dari atribut sederhana atau atormis, atribut komposit, atribut berharga tunggal. atribut null-value, atribut kunci, atribut bernilai banyak dan atribut turunan. Masing-masing atribut memiliki ciri tersendiri. Atribut atormis tidak dapat dibagi-bagi menjadi atribut yang sederhana. Atribut komposit adalah atribut yang dapat dipecah menjadi atribut lain, misalnya atribut alamat dapat dipecah menjadi atribut jalan, kecamatan, kelurahan,kota serta kode pos. atribut komposit digunakan pada database untuk kemudahan menjawab pertanyaan-pertanyaan tertentu dalam database atribut berharga tunggal mempunyai satu harga untuk entitas tertentu, atribut null-value tidak mempunyai nilai, atribut kunci merupakan atribut unik dari suatu entitas dan nilai dari atribut kunci akan berbeda untuk masing-masing entitas.atribut bernilai banyak adalah atribut yang entitasnya lebih dari satu, misalnya adalah atribut hobi. Atribut hobi ini bisa terdiri dari atribut berenang, atribut voli dan atribut berbelanja.atribut turunan merupakan atribut yang didapat dari atribut lainnya.Pada entitas pegawai terdapat atribu nomor induk yang biasanya terkandung nilai tahun masuk, misalnya NIP =5195025, berarti Pegawai yang bersangkutan masuk pada tahun 1995), maka jika kita tambahkan atribut Lama_Kerja pada entitas Pegawai, atribut Lama_Kerja dapat kita hitung dengan cara mengurangkan tahun dimana perhitungan dilakukan (katakanlah 2005) dengan tahun mahasiswa yang bersangkutan masuk ke Instansi (Hasilnya 10 tahun).

Pengertian Relasi
Relasi menyatakan hubungan antar entitas, termasuk terhadap entitas itu sendiri (rekursif).

Jenis-jenis relasi antar Entitas
Jenis – jenis Relasi antar Entitas berdasarkan Derajat Kardinalitas dan Derajat Relasi Maksimum – Minimum antara lain :
1. Satu ke satu (one to one)
Setiap data pada entitas A berhubungan dengan maksimal satu data pada entitas B, begitu pula                 sebaliknya.
2. Satu ke banyak (one to many) atau Banyak ke satu (many to one)
Setiap data pada entitas A bisa berhubungan dengan banyak data pada entitas B, tetapi data pada entitas B berhubungan maksimal hanya dengan sebuah data di A.
3. Banyak ke banyak (many to many)
Setiap data pada entitas A bisa berhubungan dengan banyak data pada entitas B, demikian pula sebaliknya.

Derajat Relasi Minimum - Maximum menunjukkan hubungan (korespondensi) minimum yang boleh terjadi dalam sebuah relasi antar entitas. Misalnya: pada relasi “bekerja untuk” pada entitas pegawai terhadap departemen Derajat relasi minimumnya adalah satu.
Dalam arti lain, setiap pegawai minimal harus memiliki sebuah relasi terhadap Departemen, atau setiap pegawai selalu memiliki tempat di mana dia bekerja.
Notasi (x,y) pada relasi menunjukkan derajat minimum (x) dan derajat maksimum (y) pada sebuah relasi. Partisipasi total bisa dinotasikan dengan memberikan derajat relasi minimum (x) = 1.

Sistem Basis Data

Pengertian Sistem

Kata Sistem awalnya berasal dari bahasa Yunani (sustēma) dan bahasa Latin (systēma). 

Berikut ini ada beberapa pengertian sistem yang diambil dari berbagai sumber.

1. Pengertian dan definisi sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen yang              saling berinteraksi, saling terkait, atau saling bergantung membentuk keseluruhan yang kompleks.

2. Kesatuan gagasan yang terorganisir dan saling terikat satu sama lain.

3. Kumpulan dari objek atau fenomena yang disatukan bersama untuk tujuan klasifikasi atau analisis.

4. Adanya suatu kondisi harmonis dan interaksi yang teratur.

Dalam definisi yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan objek/benda yang memiliki hubungan diantara mereka. 

Menurut pendapat beberapa ahli :

a) Pengertian Sistem Menurut Murdick, R.G, (1991 : 27) Suatu sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau procedure-prosedure/bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang.

b) Pengertian Sistem Menurut Jerry FutzGerald, (1981 : 5) Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

c) Pengertian Sistem Menurut Davis, G.B, (1991 : 45 ) Sistem secara fisik adalah kumpulan dari elemen-elemen yang beroperasi bersama-sama untuk menyelesaikan suatu sasaran

Pengertian Sistem Basis Data

Sistem Basis Data :

a) Himpunan Kelompok Data (Arsip) yang saling berhubungan dan diorganisasikan sedemikian rupa agar   kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.

b) Kelompok data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (Redundensi) yang tidak perlu.

c) Grup File / Table / Arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpan Elektronik.

Komponen utama SBD

Komponen – komponen utama dari sebuah sistem basis data adalah sebagai berikut :

1) Perangkat keras (Hardware)

2) Sistem Operasi (Operating System)

3) Basis Data (Database)

4) Sistem (aplikasi/perangkat lunak) pengelola basis data (DBMS)

5) Pemakai (user)

6) Aplikasi (perangkat lunak) lain (bersifat optional)

Abstraksi Data

Salah satu tujuan dari DBMS adalah untuk menyediakan fasilitas/antarmuka (interface) kepada user. Untuk itu sistem tersebut akan menyembunyikan detail tentang bagaimana data disimpan dan dipelihara, sehingga data yang terlihatoleh user sebenarnya berbeda dengan yang tersimpan secara fisik.

Abstraksi data merupakan tingkatan-tingkatan pengguna dalam memandang bagaimana sebenarnya data diolah dalam sebuah sistem database sehingga menyerupai kondisi yang sebenarnya dihadapi oleh pengguna sehari-hari. Sebuah DBMS seringkali menyembunyikan detail tentang bagaimana sebuah data disimpan dan dipelihara (diolah) dalam sebuah sistem database, dengan tujuan untuk memudahkan pengguna dalam menggunakan DBMS tersebut. Karena itu seringkali data yang terlihat oleh pemakai sebelumnya berbeda dengan yang tersimpan secara fisik.

Komponen Penyusun Abstraksi Data

Terdapat 3 level abstraksi :

1. Level Fisik (Physical Level)

  Lapis fisik merupakan lapis terendah, lapis ini menjelaskan bagaimana (how) data sesungguhnya disimpan. Pada lapis inilah struktur data dijabarkan secara rinci.

2. Level Logik / Konseptual (Conceptual Level)

Lapis konseptual lebih tinggi dari lapis fisik. Lapis ini menjabarkan data apa (what) saja yang sesungguhnya disimpan pada basisdata, dan juga menjabarkan hubungan-hubungan antardata secara keseluruhan. Seorang pengguna dalam level ini dapat mengetahui bahwa data mahasiswa disimpan pada tabel mahasiswa, tabel krs, tabel transkrip dan lain sebagainya. Level ini biasa dipakai oleh DBA.

3. Level Penampakan/pandangan (View Level)

Lapis pandangan merupakan lapis tertinggi pada abstraksi data. Pada lapis ini pengguna hanya mengenal struktur data yang sederhana, yang berorientasi pada kebutuhan pengguna. Data yang dikenal oleh masing-masing pengguna bisa berbeda-beda dan barangkali hanya mencakup sebagian dari basis data. Misalnya: Bagian keuangan hanya membutuhkan data keuangan, jadi yang digambarkan hanya pandangan terhadap data keuangan saja, begitu juga dengan bagian akuntansi, hanya membutuhkan data akuntansi saja. Jadi tidak semua pengguna database membutuhkan seluruh informasi yang terdapat dalam database tersebut.

Hubungan antar komponen penyusun Abstraksi Data

Sebagai gambaran , misalnya terdapat struktur data bertipe record seperti berikut :

Pegawai = RECORD

Nama : STRING;

Alamat : STRING;

Bagian : STRING;

Gaji : LongInt;

End:

Pada contoh ini record pegawai berisi 4 buah field (nama, alamat, bagian, gaji ). Setiap field memiliki nama, dan setiap nama memiliki tipe data.

Pada level fisik, pegawai dapat dijabarkan sebagai blok data yang terletak pada lokasi berurutan (satuan byte). Pada lapis konseptual masing-masing record dijabarkan dengan definisi tipe data . pada lapis view, user tertentu hanya boleh mengakses data tertentu, contohnya, seorang yang menangani penggajian berhak mengetahui gaji seseorang bahkan mengubahnya, tetapi orang yang bekerja di bagian lain tentu tidak boleh melihatnya.

Manfaat Sistem Basis Data

a) Terkontrolnya kerangkapan data 

Dalam basis data hanya mencantumkan satu kali saja field yang sama yang dapat dipakai oleh semua aplikasi yang memerlukannya.

b) Terpeliharanya keselarasan (ke-konsistenan) data

Apabila ada perubahan data pada aplikasi yang berbeda maka secara otomatis perubahan itu berlaku untuk keseluruhan

c) Data dapat dipakai secara bersama (shared)

Data dapat dipakai secara bersama-sama oleh beberapa program aplikasi (secara batch maupun on-line) pada saat bersamaan.

d) Dapat diterapkan standarisasi

Dengan adanya pengontrolan yang terpusat maka DBA dapat menerapkan standarisasi data yang disimpan sehingga memudahkan pemakaian, pengiriman maupun pertukaran data.

e) Keamanan data terjamin

DBA dapat memberikan batasan-batasan pengaksesan data, misalnya dengan memberikan password dan pemberian hak akses bagi user (misal : modify, delete, insert, retrieve)

f) Terpeliharanya integritas data

Jika kerangkapan data dikontrol dan ke konsistenan data dapat dijaga maka data menjadi akurat

g) Terpeliharanya keseimbangan (keselarasan) antara kebutuhan data yang berbeda dalam setiap aplikasi

Struktur basis data diatur sedemikian rupa sehingga dapat melayani pengaksesan data dengan cepat

h) Data independence (kemandirian data)

Dapat digunakan untuk bermacam-macam program aplikasi tanpa harus merubah format data yang sudah ada

Basis Data

Basis data bukanlah sesuatu yang baru saat ini. Hampir di setiap perusahaan terdapat SBD untuk memperlancar arus informasi di dalam perusahaan tersebut.
Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya. Penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data.

1. Pengertian Data
Kamus bahasa inggris-indonesia, data berasal dari kata datum yang berarti fakta.
Data adalah fakta empirik yang dikumpulkan oleh peneliti untuk kepentingan memecahkan masalah atau menjawab pertanyaan penelitian.
Menurut beberapa ahli :
1) NUZULLA AGUSTINA
Data adalah keterangan mengenai sesuatu hal yang sudah sering terjadi dan berupa himpunan fakta, angka, grafik, tabel, gambar, lambang, kata, huruf -huruf yang menyatakan sesuatu pemikiran, objek, serta kondisi dan situasi
2) KUSWADI & E. MUTIARA
Data adalah kumpulan informasi yang diperoleh dari suatu pengamatan, dapat berupa angka, lambang atau sifat
3) H. J SRIYANTO
Data adalah suatu keterangan atau informasi tentang objek penelitian
Defenisi Data menurut kelompok kami
Data adalah sekumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan (fakta empirik), dapat berupa suara, gambar maupun vidio, yang dikumpulkan oleh peneliti, sehingga menghasilkan suatu kesimpulan dalam menarik suatu keputusan.

2. Jenis – jenis/tipe-tipe Data

a) Jenis Data Menurut Cara Memperolehnya
1) Data Primer
2) Data Sekunder
b) Macam-Macam Data Berdasarkan Sumber Data
1) Data Internal
2) Data Eksternal
c) Klasifikasi Data Berdasarkan Jenis Datanya
1) Data Kuantitatif
2) Data Kualitatif
d) Pembagian Jenis Data Berdasarkan Sifat Data
1) Data Diskrit
2) Data Kontinyu

e) Jenis-jenis Data Menurut Waktu Pengumpulannya
1) Data Cross Section
2) Data Time Series / Berkala

3. Cara Mengumpulkan Data
Pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan penelitian. Tujuan yang diungkapkan dalam bentuk hipotesis merupakan jawaban sementara terhadap pertanyaan penelitian.metode pengumpulan data bisa dilakukan dengan cara :
a) Wawancara
Menurut Prabowo (1996) wawancara adalah metode pengmbilan data dengan cara menanyakan sesuatu kepada seseorang responden, caranya adalah dengan bercakap-cakap secara tatap muka.Pada penelitian ini wawancara akan dilakukan dengan menggunakan pedoman wawancara.
Menurut Patton dalam proses wawancara dengan menggunakan pedoman umum wawancara ini, interview dilengkapi pedoman wawancara yang sangat umum, serta mencantumkan isu-isu yang harus diliput tampa menentukan urutan pertanyaan, bahkan mungkin tidak terbentuk pertanyaan yang eksplisit.
Pedoman wawancara digunakan untuk mengingatkan interviewer mengenai aspek-aspek apa yang harus dibahas, juga menjadi daftar pengecek (check list) apakah aspek-aspek relevan tersebut telah dibahas atau ditanyakan. Dengan pedoman demikian interviwer harus memikirkan bagaimana pertanyaan tersebut akan dijabarkan secara kongkrit dalam kalimat Tanya, sekaligus menyesuaikan pertanyaan dengan konteks actual saat wawancara berlangsung (Patton dalam poerwandari, 1998).

b) Observasi
Disamping wawancara, penelitian ini juga melakukan metode observasi. Menurut Nawawi & Martini (1991) observasi adalah pengamatan dan pencatatan secara sistimatik terhadap unsur-unsur yang tampak dalam suatu gejala atau gejala-gejala dalam objek penelitian.
Dalam penelitian ini observasi dibutuhkan untuk dapat memehami proses terjadinya wawancara dan hasil wawancara dapat dipahami dalam konteksnya. Observasi yang akan dilakukan adalah observasi terhadap subjek, perilaku subjek selama wawancara, interaksi subjek dengan peneliti dan hal-hal yang dianggap relevan sehingga dapat memberikan data tambahan terhadap hasil wawancara.
Menurut Patton (dalam Poerwandari 1998) tujuan observasi adalah mendeskripsikan setting yang dipelajari, aktivitas-aktivitas yang berlangsung, orang-orang yang terlibat dalam aktivitas, dan makna kejadian di lihat dari perpektif mereka yang terlihat dalam kejadian yang diamati tersebut.
Macam-macam Observasi
1. Observasi Partisipatif
Peneliti mengamati apa yang dikerjakan orang, mendengarkan apa yang diucapkan dan berpartisipasi dalam aktivitas yang diteliti
2. Observasi Terus Terang atau Tersamar
Peneliti berterus terang kepada narasumber bahwa ia sedang melakukan penelitian.
3. Observasi tak Berstruktur
Dilakukan dengan tidak Berstruktur karena fokus penelitian belum jelas

c) Angket atau Kuisoner (QUESTIONNAIRE)
Angket atau kuesioner merupakan suatu teknik pengumpulan data secara tidak langsung (peneliti tidak langsung bertanya jawab dengan responden). Instrumen atau alat pengumpulan datanya juga disebut angket berisi sejumlah pertnyaan-pertanyaan yang harus dijawab atau direspon oleh responden. Responden mempunyai kebiasaan untuk memberikan jawaban atau respon sesuai dengan presepsinya.
Kuesioner merupakan metode penelitian yang harus dijawab responden untuk menyatakan pandangannya terhadap suatu persoalan. Sebaiknya pertanyaan dibuat dengan bahasa sederhana yang mudah dimengerti dan kalimat-kalimat pendek dengan maksud yang jelas. Penggunaan kuesioner sebagai metode pengumpulan data terdapat beberapa keuntungan, diantaranya adalah pertanyaan yang akan diajukan pada responden dapat distandarkan, responden dapat menjawab kuesioner pada waktu luangnya, pertanyaan yang diajukan dapat dipikirkan terlebih dahulu sehingga jawabannya dapat dipercaya dibandingkan dengan jawaban secara lisan, serta pertanyaan yang diajukan akan lebih tepat dan seragam.

Macam-macam kuisioner
1. Kuesioner tertutup
Setiap pertanyaan telah disertai sejumlah pilihan jawaban. Responden hanya memilih jawaban yang paling sesuai.
2. Kuesioner terbuka
Dimana tidak terdapat pilihan jawaban sehingga responden haru memformulasikan jawabannya sendiri.
3. Kuesioner kombinasi terbuka dan tertutup
Dimana pertanyaan tertutup kemudian disusul dengan pertanyaan terbuka.
4. Kuesioner semi terbuka
Pertanyaan yang jawabannya telah tersusun rapi, tetapi masih ada kemungkinan tambahan jawaban.

4. Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna untuk membuat keputusan. Informasi berguna untuk pembuat keputusan karena informasi menurunkan ketidakpastian (atau meningkatkan pengetahuan) Informasi menjadi penting, karena berdasarkan informasi itu para pengelola dapat mengetahui kondisi obyektif perusahaannya. Informasi tersebut merupakan hasil pengolahan data atau fakta yang dikumpulkan dengan metode ataupun cara – cara tertentu.

Menurut beberapa para ahli :
1. Raymond Mc.leod   Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat   ini atau mendatang .
2. Jogiyanto HM., (1999: 692), “Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan”
3. Lani Sidharta (1995: 28), “Informasi adalah data yang disajikan dalam bentuk yang berguna untuk membuat keputusan”
4. Anton M. Meliono (1990: 331), “Informasi adalah data yang telah diproses untuk suatu tujuan tertentu. Tujuan tersebut adalah untuk menghasilkan sebuah keputusan”
5. Gordon B. Davis (1991: 28), “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”

Secara umum informasi dapat didefinisikan  sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.


5. Perbedaan Data dan Informasi

Data mencakup fakta dan angka-angka yang relative tidak berarti, yang diubah menjadi informasi oleh suatu pengolah informasi. Informasi memiliki arti bagi pemiliknya. Pengolah informasi menyediakan informasi dalam bentuk lisan maupun tertulis. Informasi berasal dari sumber-sumber internal maupun lingkungan dan digunakan untuk membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

6. Pengertian Basis Data
Menurut pendapat beberapa para ahli :
1) C. Everest
Database adalah koleksi atau kumpulan data yang mekanis, terbagi/shared, terdefinisi secara formal dan dikontrol terpusat pada organisasi.
2) S. Attre
Database adalah koleksi data-data yang saling berhubungan mengenai suatu organisasi / enterprise dengan macam-macam pemakaiannya.
Jadi SISTEM DATABASE adalah sistem penyimpanan data memakai computer.
Menurut kami, Sistem basis data adalah kumpulan data yang telah terkumpul disimpan dan dapat dikelolah menjadi informasi.

7. Jenis-jenis Basis Data

Menurut pengaksesannya, basis data dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :
a) Basis data individual
Basis data individual adalah basis data yang digunakan oleh perseorangan. Biasanya basis data seperti ini banyak dijumpai dilingkungan PC. Visual dBASE, Corel Paradox, dan Filemaker Pro merupakan contoh perangkat lunak yang biasa digunakan untuk mengelola basis data untuk kepentingan pribadi.

b) Basis data perusahaan
Basis data perusahaan adalah basis data yang dimaksudkan untuk diakses oleh sejumlah pegawai dalam sebuah perusahaan dalam sebuah lokasi. Basis data seperti ini disimpan dalam sebuah server dan para pemakai dapat mengakses dari masing-masing komputer yang berkedudukan sebagai client.

c) Basis data terdistribusi
Basis data terdistribusi adalah basis data yang disimpan pada sejumlah komputer yang terletak pada beberapa lokasi. Model seperti ini banyak digunakan bank yang memiliki sejumlah cabang di pelbagai kota dan melayani transaksi perbankan yang bersifat online.

d) Basis data publik
Basis data publik adalah basis data yang dapat diakses oleh siapa saja (publik). Sebagai contoh, banyak situs web (misalnya yahoo dan about.com) yang menyediakan data yang bersifat publik dan dapat diambil siapa saja secara gratis. Namun adakalanya seseorang harus menjadi anggota dan membayar iuran untuk memperoleh data publik.

8. Elemen-elemen Penyusun Basis Data

Komponen-komponen utama penyusun basis data adalah :
1) Hardware (perangkat keras )
Biasanya berupa perangkat komputer standar, media penyimpan sekunder dan media komunikasi untuk sistem jaringan.
2) Operating System
Yakni merupakan perangkat lunak yang memfungsikan, mengendalikan seluruh sumber daya dan melakukan operasi dasar dalam sistem komputer. Harus sesuai dengan DBMS yang digunakan.
3) Database
Yakni basis data yang mewakili sistem tertentu untuk dikelola. Sebuah sistem basis data bisa terdiri dari lebih dari satu basis data.
4) DBMS (Database Management System)
Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola basis data. Contoh kelas sederhana: dBase, Foxbase, Rbase, MS. Access, MS. Foxpro, Borland Paradox. Contoh kelas kompleks: Borland-Interbase, MS. SQL Server, Oracle, Informix, Sybase.
5) User ( Pengguna Sistem Basis Data )
Orang-orang yang berinteraksi dengan sistem basis data, mulai dari yang merancang sampai yang menggunakan di tingkat akhir.
6) Optional Software
Perangkat lunak pelengkap yang mendukung. Bersifat opsional.

9. Tujuan dan Manfaat Basis Data
Tujuan utama dalam pengolahan data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat memperoleh data yang kita cari dengan mudah dan cepat (Fathansyah,1999). Pemanfaatan basis data dilakukan dengan tujuan yaitu:
a) Kecepatan dan kemudahan (Speed )
Pemanfaatan Database memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data atau melakukan perubahan ( manipulasi ) dan menampilkan kembali data tersebut dengan cepat dan mudah, dari pada kita menyimpan data secara manual.
b) Efisien ruang penyimpanan (Space )
Dengan Database penggunaan ruang penyimpanan data dapat dilakukan karena kita dapat melakukan penekanan jumlah pengulangan data dengan menerapkan sejumlah pengkodean .
c) Keakuratan (Acuracy)
Pemanfatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data dengan penerapan aturan atau batasan tipe data dapat diterapkan dalam Database yang berguna untuk menentukan ketidakakuratan pemasukan atau penyimpanan.
d) Keamanan (Security)
  Dalam sejumlah sistem ( apilkasi ) pengelolah database tidak menerapkan aspek keamanan dalam penggunaan database. Tetapi untuk sistem yang besar dan serius, aspek keamanan juga dapat diterapkan. Dengan begitu kita dapat menentukan siapa yang boleh menggunakan database dan menentukan jenis operasi-operasi apa saja yang boleh dilakukan.
e) Terpeliharanya keselarasan data (Consitant)
  Apabila ada perubahan data pada aplikasi yang berbeda maka secara otomatis perubahan itu berlaku untuk keseluruhan
f) Data dapat dipakai secara bersama (shared)
      Data dapat dipakai secara bersama-sama oleh beberapa program aplikasi (secara batch maupun on-line) pada saat bersamaan.
g) Dapat diterapkan standarisasi (standardization)
Dengan adanya pengontrolan yang terpusat maka DBA dapat menerapkan standarisasi data yang disimpan sehingga memudahkan pemakaian, pengiriman maupun pertukaran data.


10. Contoh-contoh penerapan Basis Data

• Belajar di Universitas
Jika kita di sebuah universitas, maka akan ada suatu sistem database yang berisi informasi tentang mahasiswa, matakuliah yang diambil pada semester itu, detil tentang biaya kuliah, modul yang sudah diambil tahun sebelumnya juga yang diambil tahun ini serta rincian dari semua hasil ujian. Selain itu juga terdapat suatu database yang berisi program kuliah tahun depan, admission dan sebuah database yang berisi rincian staff yang bekerja di universitas itu.
• Mengambil Asuransi
Ketika kita mengambil ke aplikasi asuransi, misalnya asuransi pribadi, asuransi bangunan, dan asuransi untuk rumah, atau asuransi kendaraan, broker asuransi akan mengakses beberapa database yang berisi berbagai organisasi asuransi. Kita harus menyediakan rincian data pribadi, seperti nama, alamat, umur, dan apakah peminum atau perokok, data ini digunakan oleh sistem database untuk menentukan premi asuransi. Broker akan membantu mencarikan jenis perusahaan asuransi yang terbaik untuk kita.
• Pembelian dari sebuah supermarket
Pada waktu melakukan transaksi di supermarket, saat itu kemungkinan sedang terjadi proses database. Kasir menggunakan pembaca kode [bar] untuk membaca setiap barang yang kamu beli. Data barang ini lalu dihubungkan ke suatu program aplikasi yang menggunakan kode [bar] untuk menemukan harga item berdasarkan suatu database produk. Selain menemukan harga item, program juga meng-update jumlah stock dalam database produk tadi, selanjutnya menampilkan harga barang pada mesin kas register. Jika tingkat persediaan telah mencapai suatu ambang batas tertentu, maka akan dilakukan pemesanan lagi, untuk itu secara otomatis sistem akan mencetak suatu order untuk pemasok. Jika suatu saat pelanggan menelpon supermarket, petugas akan memeriksa apakah persediaan yang dimaksud telah tersedia.
• Menggunakan Perpustakaan
Perpustakaan umumnya mempunyai suatu database yang berisi rincian buku, rincian pembaca, data pengunjung. Terdapat index yang terkomputerisasi, sehingga pembaca dapat menemukan sebuah buku berdasar pada judul nya, atau pengarang, atau subjek area. sistem database menangani reservasi untuk mengijinkan pembaca untuk meminjam suatu buku dan untuk memperoleh pemberitahuan melalui mail ketika buku tersedia. Sistem juga mengirimkan peringatan ke peminjam yang seharusnya mengembalikan buku karena telah jatuh tempo. Umumnya sistem akan mempunyai suatu alat baca kode [bar] yang serupa untuk dengan yang digunakan oleh di supermarket seperti uraikan lebih awal. Alat ini digunakan untuk menjejaki buku yang diterima dan dipinjam keluar dari perpustakaan.
• Bank
Pengelolaan data nasabah, akunting, semua transaksi perbankan.
• Pabrik
Pengelolaan data produksi, persediaan barang, pemesanan, agen.